Hoe werken wij coronaproof?

Enkele voorbeelden van coronaproof werken:

• Een managementteam vraagt begeleiding in de samenwerking
  Eerst is er met elke manager afzonderlijk een wandelinterview. Daarna houden we twee besprekingen met tussen de aanwezigen anderhalve meter afstand, waarbij zij tussendoor in tweetallen buitenopdrachten uitvoeren.
• Een stuurgroep wil de reguliere vergadering online laten doorgaan
  Samen met de projectleider bereid ik de bespreking inhoudelijk degelijker voor dan ooit. We bedenken hoe we vaart, betrokkenheid en resultaat inbouwen. We maken een aangepaste agenda en komen per agendapunt met een geschikte werkvorm voor de behandeling.
• Een grote zorginstelling vraagt om training voor nieuwe ondernemingsraden
  Vanwege het coronabeleid in de organisatie kunnen de pas gekozen OR’en tot 1 september niet bij elkaar komen. Om wel al verbinding en samenwerking tot stand te brengen, bieden we elke OR in een paar ochtenden een leuk en afwisselend online programma gericht op teambuilding en het richting geven aan het OR-werk.
• Een klasje met nieuwe burgemeesters wil de leergang fysiek voortzetten
  We laten de ruimtes in het hotel heel anders inrichten dan gebruikelijk. In een grote zaal zitten we in een heksenkring. Buiten wandelen we in tweetallen op anderhalve meter. We dineren in groepjes aan grote ronde tafels met voldoende afstand; we nemen lunchpakketjes mee naar buiten.
• Een organisatie wil een online vergadering met meer dan 40 personen
  We bereiden een strakke agenda voor. De gespreksleider licht elk agendapunt helder toe en daarna kunnen de deelnemers via de chatfunctie reageren. Twee personen beheren de chat en brengen belangrijke vragen en opmerkingen in de vergadering in. Zo zijn we binnen een uur klaar met een lange agenda.
• Een team vraagt om intervisie
  We vinden een ruimte met een lange ovalen tafel en kunnen daar prima werken als we ramen en deuren open zetten.
• Een managementteam wil een projectplan ontwikkelen
  In een zoommeeting geven projectleiders presentaties, waarna de managers in breakoutrooms in kleine groepjes verdiepende gesprekken voeren. Zij noteren in steekwoorden hun bevindingen voor de plenaire terugkoppeling. Gezamenlijk brengen we focus aan en stellen we prioriteiten.
• Een gemeente wil een ‘bewonersavond’ om veel wijkbewoners te informeren
  We hebben geen andere keus dan online werken. We nemen de presentatie vooraf op en maken er een webinar van. De deelnemers kunnen in de videomeeting publiekelijk reageren en ook in een privéchat. Drie mensen van de organisatie zitten klaar om vragen te beantwoorden en de vragenstellers eventueel door te leiden naar een online subgroep. Na afloop kunnen de deelnemers een vragenlijst invullen.
• Een ondernemingsraad wil een DB en commissieleden kiezen
  Om uit hun midden een Dagelijks Bestuur te kiezen en leden in commissies te benoemen wil de OR elkaar in de ogen kunnen kijken. Met 27 personen kan dat net live. Deels binnen, deels buiten. Mondkapjes, promopraatjes, schoonmaakdoekjes bij de koffiemachine. We bereiden verschillende verkiezingsrondes voor. Afsluitend op afstand het grootste diner dat ze ooit samen hadden.
• Een college van B&W wil live vergaderen
  We regelen een mooie buitenlocatie en sluiten af met een BBQ.
• Een gemeente wil het proces voor gebiedsontwikkeling participatief ontwikkelen
  We nodigen de stakeholders die we kunnen bedenken, uit voor een videomeeting. Vooraf sturen we het kader voor de gebiedsontwikkeling toe en vragen we iedereen na te denken over beelden en concrete wensen. Tijdens de bespreking reageren de deelnemers via hun smartphones op vragen en stellingen. De resultaten daarvan worden op het meetingscherm getoond. Iedereen kan ook gedachten en zelfs letterlijk afbeeldingen uploaden die verzameld zichtbaar worden. De stakeholders bedenken samen wat er voor het participatieproces belangrijk is.

De Beuk Organisatieadvies
mei/juni 2020